シロクロの唄

手帳と本とセカオワと…好きを詰め込んだブログ

仕事管理はデータ化も必要か?

こんにちは、ぱる子(@wb_paruko)です♪

仕事用に昨年からEDITを、プライベートにジブン手帳を導入している私ですが、来年はジブン手帳一本に集約しようと考えています。

しかしタイトルのとおり、データで管理することも必要かとも思っています。

というのも、検索機能は紙よりデータの方がどうしても格上だと感じるのです。

(もちろん手帳・ノート術では上手に管理されてる方もいらっしゃるので、必ずしもデータが上、ということではないことは理解しています。)

ただそれを自分でやれるか、というと……

 

無ー理ー!!(ヾノ・∀・`)!!

 

今日はその辺のお話を。

 

 そもそも手帳をつける理由は?

私にとって手帳をつける一番の目的は、『その日を効率よく使うため』。

以前記事にしたTODO管理もそうです。次のやる気に繋がるように細かいところまでチェックリストに落とし込みます。これは仕事をこなした後にチェックボックスを埋めると達成感も味わえるし、「よし、終わったぞ―。次はこれだー!」てな感じで仕事の節目を作れるので、集中力をうまくコントロールできます。おすすめです。

 仕事でTODO管理するようになったメリット - シロクロの唄

 

仕事用EDITには、時に『その仕事にどれくらいかかったのか』、『来年どうしたらいいか』などもマメに書きます。

仕事の種類に応じて、そこは臨機応変に。

 仕事用EDITの使い方を紹介します! - シロクロの唄

 

こうしたことを書く手前、ログ重視になるジブン手帳へ移行すると今までのように使うには限界があるなぁと感じています。

というか、スケジュール管理またはログ残しで使うのが元の主旨のものでしょうから、当たり前と言えば当たり前かもしれません。

 

書いたものはいつ、どのように見返すのか?

その日を効率よく使うためと言いつつ、書いたそれを活かすことができないと意味がないと私は思います。

たとえば来年になってから見返したときに、何を見たいのかが見やすくなっていないと意味がないのです。

 

でも、仕事中には殴り書きします。

思うがままに書き連ねたチェックリストは重要度が分かれておらず、見返す必要のない仕事(たとえば○○さん宅に郵便出す!とか単発の仕事)も含まれています。

 

果たしてそれ、見やすいのか?と聞かれると……思っての通り見辛いわ!!!

 

じゃあどうすればいいかって考えたら、もう清書するしかないんじゃない?

 

清書するならスピード命!検索する前提なら断然データだろう

どうしよう、見出しで言い切った感。

たとえばテスト勉強のとき、「さぁ勉強しよう」とノートをまとめ出す奴っていい成績とれないと思うのね。非効率的だもの。

ノートをまとめてる時間があるのなら、一個でも多く単語を覚え、一問でも多く問題を解くべきでしょ。

それを仕事に置き換えるのならば、手帳から重要事項を抜き出すというただでさえ二度手間の行為なんだから、どうやって要領よくかつ効果的に使える方法でまとめられるかが重要。

そしたらもうデータだよなぁ。

 

データ化のメリットといえば……

 

  • Ctrl+Fで検索がかけられる
  • 何度でも修正できるし汚くならない
  • 共有化してシェア可能
  • 物理的な重量を気にしなくていいので長期間保管できる

 

データはいつか消えるんじゃなかろうかとか、デジタル機器がない環境だと使えないとかいう不安もありますが、私の場合はデメリットを差し置いてもメリットが勝ちます。ぶっちぎりです。

 

手帳、ノート、データ

 

うまく使いこなすにはまだまだ修行が足りないのですが、このあたりの使い分けは今後の課題になりそうです。 

ぐだぐた生産性のない記事を書いてしまいましたが、つまりまだ迷い中です……ヽ(´o`;