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シロクロの唄

手帳と本とセカオワと…好きを詰め込んだブログ

手帳リフィルを自作したときに便利だったエクセルの技

手帳のこと 雑記

こんにちは、ぱる子(@wb_paruko)です( ´∀`)

今日はPCやエクセルの話。

PCに慣れた人が使う技なので、これを使いこなせるようになったら、PCできない上司から「できる奴だな!」とか、隣の好きなあの子からも「○○さんすごい~!!」と褒められるかもしれません。

※私もちまちま覚えた技です。専門じゃないので、もっと美しい方法あるのにとか、説明下手じゃない?ってところがあったらこっそり教えてくださいw

 

以前、私はブログでこんなことを書いていました。

 

chakirhythm.hateblo.jp

 

手帳って値段高いし、買ってから失敗するなんてやっぱり嫌。そう思っている人にお勧めしたいのが、そのフォーマットが自分に合っているのかを確かめること。そんなことを書いた記事です。

具体的には、手帳買う前に似たようなのをエクセルで自作してとりあえず使ってみれば?って話。

(今の私の手帳の使い方なら、こんなのあったら便利だなって思うのを作ってみました。メモ欄ばっかりww)

  ↓

f:id:chakirhythm:20161030124942j:plain

 

でも、マンスリーなら毎月、ウィークリーなら毎週、デイリーなら…とにかく印刷する前の日付編集作業が面倒ではないですか?

それをぱぱっと楽しくできるように、私が活用していたのはこの機能たち。

 

  1. 書式設定で日付の表記を好みのものにしよう
  2. 関数を使って翌月のフォーマット作りで楽しよう
  3. 曜日によって自動で色が変わるよう条件指定してみよう
  4. オマケ★PC操作はショートカットを駆使しよう

 

書式設定で日付の表記を好みのものにしよう

超初級編なので、これは覚えておきましよう。

エクセルで日付を入力すると、半角に自動変換されて「ムキ―!!>皿<」となったことありませんか?

エクセルは時におせっかいオバサンと化すんですよね…。よく「くそ!」って思ってます。

でも、ちょっとの工夫で数字を全角表記にすることができるんです。

それは、数字の前にアポストロフィ「’」をつけること。

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セルA1には「1」と全角で表示されていますが、右上見てもらうと、1の前にアポストロフィが入ってますよね。これは書式設定で「数値」ではなくて「文字列」として見てね、とエクセルに指示を伝えるためのものです。

数値ではないので返って面倒なことも起こるのですが、咄嗟のときに全角表示したい場合はとても便利な機能です。

ほかにも設定を変えるには、セルの上で右クリックして「セルの書式設定」をクリックすればできます。これは本当に使える。

「ユーザ定義」は特に手帳リフィルを作るときにとても便利で、日付や曜日の表示を色々変えられるんです。

f:id:chakirhythm:20161030112736j:plain

セルA1で実際に入力しているのは「2016/10/30」ですが、「10月30日」と表示するようユーザ定義をしています。

これはm=month(月)、d=day(日)と表示してねってこと。

この定義を色々使えば、同じ「2016/10/30」と入力しても様々な表示の仕方を選べるので便利~。仕事でもめっちゃお世話になってる機能です。

 

関数を使って翌月のフォーマット作りで楽しよう

エクセルといえば、関数が醍醐味です。

日付で代表的なのはtoday関数とか。キャプチャのとおり、「=TODAY()」と打つと、自動的にその日の日付を表示してくれます。ありがとう!

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先ほど説明したユーザ定義と組み合わせると、こんなことも…。

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セルB1は「=A1」と入力して、「2016/10/30」が入るようになっています。さらにユーザー定義で「aaa」と指定することで、日曜日の「日」と表示させるようにしています。

ちなみに「aaaa」とユーザ定義すると、「日曜日」と変換してくれます。これ知った時は私も目玉飛び出ました。エクセルまじすごいよ…。

※エクセルの凄さはこんなものじゃない。

慣れてくると、こんな風にしたら楽じゃない?っていうのでどんどん編集していくと良いと思います。

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翌月は最初の「1月1日」のセルだけ修正すれば印刷できちゃいます。

月末日が30日だったり31日だったりする時はもうちょっと工夫必要だけど、曜日とかすべて入力していた人にとったら、これだけでもすごい楽になるのではと思います。 


曜日によって自動で色が変わるよう条件指定してみよう

次は、「条件指定」を使ってみます。たとえば「土日だけは目立つようにしたいのよね~」とかも、わざわざ自分で色を毎月塗りなおさなくてもエクセルが勝手にやってくれます。

 

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「条件付き書式」というやつをクリックして、「ルールの管理」を選択します。

すると下のような管理画面が出てきますので、「新規ルール」をクリックしましょう。

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そしたら「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、ルールの内容を編集します。

ちなみに今回はとりあえず、「土日はセルをピンクにする!」ってことにしました。

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関数は以下のとおりなので、コピペして使ってください♪

=OR(TEXT($B2,"aaa")="土",TEXT($B2,"aaa")="日")

ルールの内容はOR関数で、「指定されたセルが"土"または"日"の文字である」場合、書式を「ピンクに塗りつぶす」と指定しました。

こうすると、結果がこうなります。

f:id:chakirhythm:20161030121338j:plain

相変わらず見た目のセンスはどうであれ、選択されている適用先の「土」または「日」のセルがピンクになりました。

この機能は使いようによってめちゃくちゃ便利です。

祝日もやりようによって条件付き書式で対応できます。ぜひググって!w(他力本願

  

オマケ★PC操作はショートカットを駆使しよう

私がよく使うショートカットはこのへん。

  • コピー : Ctrl + C
  • 貼り付け: Ctrl + V
  • 切り取り: Ctrl + X

王道でごめんなさい!

ただ、今回の記事のように、ブログを書いている画面/エクセルと、2つの画面を展開させてする作業の場合は、

  • Alt + Tab

が便利なので、ぜひぜひ使ってください!

これをすると、一瞬でもう一つの画面に変われます。

……ほら、変わったでしょ?(スマホの人ごめんなさい

わざわざマウスを動かさなくてもいいなんて!友人がこのショートカットを使った時は「えっ、ごめん今何やったの!?もう1回!!!」と腕を掴みました。(迷惑

ぜひ何食わぬ顔でこのショートカット使ってみてください。絶対かっこいいですよw

 

自作リフィル作るときはまだまだ使える技がエクセルにはあるので、その可能性を今後も追及していきたいと思います♪